Integrasjonsprosess

Formålet med denne siden er å gi et overordnet bilde av de nødvendige stegene som må fullføres i en integrasjon med Digipost sett fra et prosessperspektiv. Stegene som er beskrevet, er tenkt å være førende i integrasjonssamarbeidet mellom avsender eller partnerløsning og Digipost, og kan brukes til å verifisere at integrasjonen er i rute.

Denne prosessen er bare relevant for de avsenderne eller partnere som gjør en direkte integrasjon med Digipost, ikke de som skal sende digital post til Digipost via partnerløsninger som har en etablert integrasjon med Digipost.

Følgende milepæler og aktiviteter er primært presentert fra et teknisk perspektiv selv om noen kontraktuelle og organisatoriske punkter er også inkludert. Å ta i bruk Digiposts tjenester vil også inkludere noen lanseringsaktiviteter. De er ikke detaljert beskrevet her, men vil typisk inkludere følgende:

• Opplæring av kundeservice hos avsender
• Distribusjon av informasjon til avsenders kunder ved lansering av tjenesten
• Endringer i interne rutiner og prosesser hos avsender
• Markedsføring
• Rettet rekruttering av nye Digipost-brukere slik at antall digital forsendelser øker

Milepæl 1: Kontraktsinngåelse og kontoopprettelse

For å kunne igangsette den tekniske integrasjonen med Digipost tjenester må noen relativt enkle aktiviteter gjennomføres. Følgende oppsummerer disse forretningsrelaterte og tekniske forutsetningene.

1.1 Akseptere Digiposts vilkår

Sending av digital post i Digipost krever en signert "Avtale om bruk av Digipost". Denne avtalen forplikter ikke avsender til å sende et bestemt volum, men definerer et sett med vilkår som må aksepteres.

1.2 Definere kontakter og roller

Før en integrasjon igangsettes er det viktig at de rette kontaktpersonene er definert hos parten som skal gjennomføre integrasjonen. I utgangspunktet krever Digipost at avsender eller partner stiller med (i kontekst av Digipost) en kontraktsansvarlig, en forretningsansvarlig og en teknisk ansvarlig. Merk at disse tre rollene ikke nødvendigvis må fylles av tre forskjellige personer.

1.3 Gjennomgang av relevante Digipost-tjenester

Digipost tilbyr diverse tjenester innenfor utsendelse av digital post. Eksempler på dette er varsling via SMS og/eller e-post, åpningskvittering og fysisk print. Det er viktig at disse tjenestene gjennomgås i forkant av påbegynt integrasjon slik at avsender eller partner tar et aktivt forhold til hvordan til disse tjenestene skal benyttes.

1.4 Opprette virksomhetskonto

En virksomhetskonto hos Digipost er en forutsetning for å distribuere dokumenter til Digipost-mottakere. Virksomhetskontoer etableres av Digipost i både test- og produksjonsmiljøer. Mulighet for å sende i produksjonsmiljøet vil bare bli slått på etter integrasjonen er verifisert i test-miljøet av Digipost (se milepæl 3 nedenfor). En signert brukeravtale er en forutsetning for oppsett av virksomhetskonto.

Les egen beskrivelse av hvordan test-miljøet til Digipost fungerer.

Milepæl 2: Integrert løsning klar til ekstern test

Det er i denne perioden den faktiske integrasjonen utvikles og verifiseres internt av avsender eller partner. Følgende er aktiviteter som forventes gjennomført av Digipost frem mot denne milepælen.

2.1 Lese funksjonell og teknisk dokumentasjon

Avsender må lese gjennom den tekniske dokumentasjonen som er tilgjengelig på digipost.no. Dette vil legge mye av grunnlaget for det som diskuteres på første tekniske workshop.

2.2 Funksjonelt og teknisk oppstartsmøte

Det bør gjennomføres minimum ett møte hvor avsender og Digipost skisserer en mulig funksjonell og teknisk løsning.

En slik løsningsbeskrivelse bør ivareta både identifisering av avsenders kunder som Digipost-brukere og selve utsendelsene. Følgende er et eksempel på en slik enkel løsningsskisse (ved bruk av Digiposts batch-grensesnitt):

Løsningsbeskrivelsen bør gjøre det klart hvilke interne systemer hos avsender som må endres og hvilke typer dokumenter som skal sendes via Digipost.

En prosjektplan på relativt høyt nivå bør også gjennomgås i dette oppstartsmøte. Milepælene i dette dokumentet kan brukes som et grunnlag for en enkel prosjektplan. Det bør i forkant av implementeringen avtales konkrete datoer for når disse milepælene skal nås.

2.3 Avsender gjennomfører den tekniske integrasjonen.

Det er selvfølgelig avsenders og partners ansvar å implementere selve integrasjonen, men Digipost forventer følgende underveis i denne perioden.

• Digipost kontaktes når de første test-utsendelsene sendes. Da blir det mulig for Digipost og følge opp og bistå ved eventuelle feil.
• Avsender tar regelmessig kontakt med Digipost ang. fremdrift på integrasjonen.

Digipost-kontoen til avsender eller partner i Digiposts test-miljø skal brukes underveis i implementeringsperioden.

Milepæl 3: Integrert løsning verifisert av Digipost

3.1 Utsendelsesscenarier

Avsender/partner og Digipost vil typisk i samarbeid utarbeide et sett med fornuftige integrasjonstestscenarier. Avsender eller partner er ansvarlig for systemtesting av egne interne endringer. Digipost kan bistå med et sett grunnleggende testscenarier som må godkjennes før en ny integrasjon kan tas i bruk. Digiposts test-miljø skal benyttes i denne verifiseringen.

3.2 Godkjenning

Når testscenariene er gjennomført uten feil er avsender eller partner klar til å sende digital post i produksjon.

3.3 Produksjonskonto åpnes for bruk

Digipost vil åpne produksjonskonto for bruk og kommunisere relevante miljø- og kontodetaljer til avsender eller partner.

Milepæl 4: Løsning verifisert i produksjonsmiljø

Formålet med perioden i forkant av denne milepælen er å verifisere oppsett av avsenders produksjonskonto hos Digipost.

4.1 Gjennomføre testscenarier for produksjonskontoen (ved behov)

Noen enkle tester bør kjøres i produksjon før integrasjonen er tilgjengeliggjort i stor skala. Dette er for å verifisere at avsenders eller partners løsning er produksjonssatt som forventet. Testscenarier for produksjonskontoen skal ikke utføres før partene involvert er enige om at integrasjonen er verifisert ved bruk av Digiposts test-miljø.

Avsender eller partner og Digipost må avtale omfanget av disse produksjonstesten underveis i arbeidet. Disse testene bør være enkle tester som har som formål å verifisere noen enkle ende-til-ende flyter og ikke all funksjonalitet i integrasjonen (det skal gjøres i forkant av milepæl 2).

Milepæl 5: Lansering / Go-live

Formålet med perioden i forkant av denne milepælen er å bekrefte endelig lanseringsdato og faktisk sende de første dokumentene til reelle Digipost-mottakere. På dette tidspunktet skal integrasjonen være verifisert i produksjonsmiljøet til både avsender eller partnerløsning og Digipost, slik at bekreftelse av lanseringsdatoen er en forretningsmessig og ikke teknisk avgjørelse.

5.1 Lukke åpne oppfølgingspunkter

Avsender eller partner i samarbeid med Digipost går gjennom de resterende åpne oppfølgingspunktene. Formålet med denne oppgaven er å sikre felles forståelse på tvers av alle involverte av hva som lanseres og hva som eventuelt blir implementert på et senere tidspunkt.

5.2 Lansere tjenesten

De første dokumentene distribueres til reelle mottakere. Avsender bekrefter i samarbeid med Digipost at tjenesten fungerer som forventet. Hvis integrasjonen bruker batch-grensesnittet, kan det være fornuftig å ha på manuell godkjenning ved de første masseutsendelsene.

Drift

I driftsfasen vil brevutsendelser gå automatisk fra din virksomhets avsendersystem til Digipost via tilkoblingen du har utviklet. Driftsoppgaver vil normalt gå ut på å følge med på eventuelle avvik som krever manuell håndtering. Man må også lese det som kommer av e-postvarsler fra Digipost angående systemoppgraderinger, eventuell nedetid, og så videre.

Monitorere tilkobling

Du må selv overvåke tilkoblingen din til Digipost. Avvik som krever manuell håndtering må fanges opp og de rette personene i deres virksomhet må varsles.

Motta e-postvarsler

Når du har en aktiv virksomhetskonto i Digipost, vil du etter hvert motta e-postvarsler vedrørende jobbprosessering, systemendringer, og så videre. Det er viktig at disse meldingene blir lest.